Herramientas para el Home Office

Existen algunas aplicaciones o herramientas que pueden ser grandes aliados a la hora de realizar Home Office o Trabajo Remoto. 

En uno de nuestros anteriores post ya hablamos sobre ese nuevo normal que es el Home Office. 

El objetivo en esa oportunidad fue pasarles algunos consejos de como implementar rutinas y hábitos que nos permitan adaptarnos a esta nueva forma de trabajo.

También resaltamos de que sí es posible conciliar la vida laboral con la vida personal, trabajando en forma remota. 

En este nuevo artículo voy a sugerirles algunas aplicaciones que muchas empresas están usando para intentar mantener sus actividades con tantas personas trabajando remotamente.  

De las tantas herramientas disponibles seleccioné una lista de cuatro aplicaciones que tienen versiones gratuitas. 

Y desde mi punto de vista pueden ayudarnos a ser más productivos, a organizarnos mejor y a tener una mejor comunicación con nuestro equipo.

Vamos con la lista: 

Zoom, el app de videoconferencias que superó los límites en plena crisis

Seguramente ya has escuchado de esta aplicación, y es muy probable que inclusive ya la hayas usado.

En estos momentos de confinamiento, muchas empresas, colegios, y universidades la han adoptado como principal herramienta para clases y reuniones virtuales.

Zoom fue fundada en 2013 por Eric Yuan, un chino que fue ejecutivo de Cisco Webex, que dejó la compañía para crear la suya. 

En el 2019 la aplicación ya tenía 10 millones de usuarios, pero en abril de 2020 debido principalmente a la crisis del Coronavirus, la aplicación pasó a tener más de 300 millones de usuarios. 

Actualmente su valor de mercado es mayor que el valor de mercado del top 7 de compañías aéreas, todas juntas.

Bueno la clave de su éxito ha sido la simplicidad de su aplicación, liberando algunos recursos en forma gratuita para sus usuarios.

Recursos que sus principales competidores sólo ofrecían a través de una cuenta premium. 

Con una cuenta gratuita de Zoom es posible que realicemos reuniones con hasta 100 personas por tiempo limitado de 40 minutos. 

Ya para reuniones que involucran a solo dos personas, el tiempo es ilimitado.  

Por su vez una cuenta premium (plan Pro) tiene una limitación de 24 horas para reuniones grupales de 3 o más personas.

También ofrece la opción de poder grabar las reuniones, entre otros beneficios, este plan puede ser encontrado desde 14.99 USD/mes. 

Zoom presentó algunos problemas de Seguridad que repercutió bastante sobre todo con cuentas de instituciones gubernamentales de algunos países. 

Mi sugerencia para evitar posibles invasiones, es usar siempre la clave de seguridad en sus reuniones.

Google Meet, la app que no quiso quedarse atrás

El gigante Google, al ver el crecimiento de Zoom, no se quedó de brazos cruzados, y liberó en forma gratuita su servicio de video conferencia. 

Servicio que anteriormente era solo liberado para clientes corporativos o estudiantes que usan G-Suite. 

Hoy en día Google Meet permite en forma gratuita reuniones con hasta 100 personas.

Por ahora debido al lanzamiento y a la crisis no existe límite de tiempo para las reuniones. 

Pero la plataforma ha informado que a partir del 30 de septiembre de 2020 el tiempo máximo por reunión será de 60 minutos. 

La ventaja que para usar Google Meet solo necesitas tener una cuenta Gmail creada. 

La aplicación viene ganando bastante relevancia sobre todo por la gran cantidad de usuarios de la plataforma de Google.  

En lo personal he empezado a usar bastante esta herramienta durante mi home office.

Principalmente debido a que al estar integrada con Google Calendar, es más fácil agendar las reuniones.

Slack, puede reemplazar a WhatsApp en forma muy eficaz

Slack es una aplicación de mensajería, similar a WhatsApp, Messenger o Telegram.

Unifica en una única plataforma servicios de mensajería, email y almacenamiento en forma eficaz. 

La principal ventaja desde mi punto de vista es que podemos usarla como herramienta de trabajo separada de WhatsApp.

Pudiendo evitar posibles distracciones y siendo así más productivos durante el home office.

Slack permite crear canales que si me permiten hacerles una analogía, serían los grupos que tenemos en WhatsApp. 

A través de lo canales podemos organizar la comunicación en el trabajo por tópicos, proyectos o áreas.

Slack también permite envío de documentos y almacenamiento de los mismos. 

Es una herramienta mucho más eficiente que el email, es capaz de ayudarnos a ahorrar decenas de correos que enviamos sin necesidad diariamente. 

La versión gratuita de Slack nos permite acceder a los 10.000 mensajes más recientes, o sea su limitación está relacionada al almacenamiento.

Si usas una cuenta gratuita recuerda de guardar los mensajes importantes. Porque Slack elimina las conversaciones automáticamente cuando completas los 10.000 mensajes. 

También la app permite realizar videollamadas individuales y realizar integraciones con otras aplicaciones como Google Drive o el Office 365. 

Ya en la versión paga, la cuenta Estándar está desde 4 USD/mes, y permite acceder al historial completo de mensajes. 

Por otro lado permite integraciones ilimitadas con otras aplicaciones y la posibilidad de realizar videollamadas con hasta 15 participantes. 

Trello, nunca fue tan fácil organizar proyectos

Trello es una herramienta de gerenciamiento de proyectos en formato de tableros (Boards) Listas y Tarjetas (Cards). 

Esta herramienta puede ser una fiel compañera debido a que actualmente debemos alinear plazos, revisar avances y comunicar contratiempos de nuestros proyectos, todo en formato remoto.

Es extremadamente versátil e intuitiva y puede ser ajustada de acuerdo a las necesidades del usuario. 

La ventaja es que su uso es totalmente online, no requiere instalación de ninguna aplicación en nuestro equipo. 

Por lo tanto, podemos acceder desde los navegadores de nuestro computador o desde aplicaciones en nuestros smartphones o tablets. 

La configuración de su Lay Out se basa en Tableros que son cuadros que reúnen Listas.

Las Listas por su vez tienen Tarjetas donde vamos adicionando las informaciones. 

Ejemplificando un poco podemos crear un Tablero por proyecto, y dentro del Tablero podemos crear Listas que serán las etapas del proyecto.

Luego creamos actividades específicas del proyecto en cada Tarjeta, y podemos mover las Tarjetas para especificar en cual lista o status se encuentran. 

Aquí les muestro un print de un Tablero para ilustrarles el Lay Out de la app.  

Uno de sus éxitos es la capacidad de compartir los Tableros con otras personas.

Podemos asignar Tarjetas específicas a sus responsables, pudiendo así controlar plazos y entregas.

Además en cada Tarjeta podemos compartir mensajes como si de un chat se tratara y enviar documentos relacionados a esa actividad específica. 

Esto ayuda mucho en la organización del proyecto y su documentación. 

La versión gratuita de Trello nos permite tener hasta 10 Tableros para poder compartir con nuestro equipo, ya la creación de Listas y Tarjetas son ilimitadas. 

En esta misma versión existe un límite de hasta 10MB para los archivos adjuntos compartidos.

Ya en la versión Business Class desde 9,99 USD/mes, la cantidad de Tableros compartidos es ilimitada, el límite para envio de archivos adjuntos es de 250MB 

Permite integraciones con otras aplicaciones como Slack, Google Drive, Dropbox, etc.  

Conclusión, la tecnología es sólo el medio

Bueno estas 4 herramientas son solo algunas de las muchas disponibles, en el post mencionamos solo sus principales características y hay que tener en cuenta que los precios pueden sufrir variaciones.

Estas herramientas pueden ayudarnos demasiado en nuestro día a día, y como habrán podido ver no solo se aplican en el modelo de home office.

Tambíen es importante destacar que todas ellas pueden ser accesadas tanto de nuestros PCs o de nuestros dispositivos móviles ya sean smartphones o tablets.  

Como ya recalcamos en otros posts la tecnología tenemos que usarla como un agregador y un facilitador de nuestras actividades.

Debemos usar estas herramientas para integrar, compartir y acelerar las comunicaciones. 

Las aplicaciones al final de cuentas son solo un medio para que el fin sea más fácil o más rápido de conseguir.

Tenemos que ser prácticos y buscar lo que mejor funcione para uno y para el equipo de trabajo. Intentando no crear burocracias innecesarias, desgastantes y frustrantes. 

¿Y tú, ya conocías o ya usas estas herramientas? ¿Dijiste cómo no supe antes por alguna de ellas?

Coloca en los comentarios caso conozcas otras herramientas diferentes de las mencionadas.

Vamos a expandir y practicar nuestra filosofía de “Compartiendo Aprendizajes”.