¡El Cerebro no es un Disco Duro!

Nuestro cerebro no es un disco duro, no es un dispositivo com miles de GB de memória. Es el órgano más sofisticado de nuestro cuerpo, y es posible aprovecharlo y usarlo correctamente.

Intentamos almacenar 1 millón de cosas que tenemos en la cabeza. Miles de pendientes, actividades que queremos, deseamos o debemos hacer, solo que no sabemos por dónde comenzar. 

Nos agobiamos porque tenemos la sensación que nunca tendremos tiempo para finalizarlas, y creemos que todas son importantes o peor aún, que todas son urgentes.

O también, muchas veces nos olvidamos de cosas importantes que teníamos que hacer, y comenzamos a desconfiar que estamos con algún problema de memoria.   

Esta situación es muy común, a medida que vamos creciendo y madurando, nuestras responsabilidades van aumentando y las actividades que necesitamos realizar crecen en la misma proporción. 

Actividades del dia a dia, como llevar o recoger a los hijos del colegio, cientos de pendientes en el trabajo, reuniones, presentaciones o analizar ese reporte que el jefe espera toda semana.

Otras actividades no tan recurrentes como ir al peluquero o al salon de belleza. Otras no tan placenteras pero importantes, como ir al dentista por ejemplo.

Incluso aquellas que consideramos importantes pero que nunca encontramos tiempo para realizarlas.

Como hacer ejercicios o hacer aquel curso que tanto necesitamos para tener un upgrade en nuestra carrera.

Vamos almacenando todos esos deberes y responsabilidades en nuestro cerebro, como si se tratara de un disco duro.

Es tanta información desorganizada, que al final, el resultado es la frustración de tener la sensación que nunca nos alcanza el tiempo.

Si te sientes identificado, la buena noticia es que existen metodologías y buenas prácticas que pueden ayudarte a ser una persona más productiva.

Famosa Lista de Actividades (To Do’s)

Una de esas metodologías es aprender a usar Lista de Actividades, PERO DE FORMA EFECTIVA, los famosos To Do’s muy usados en el ámbito corporativo que en español podríamos traducirlos como “por hacer” o “para realizar”. 

Crear el hábito de realizar listas es el paso inicial, la lista de To Do’s tiene que ser un método totalmente adaptado a tu rutina y que se va mejorando con el tiempo.

Al final de cuentas, el objetivo principal de crear listas es VACIAR TU DISCO DURO, LIBERAR TU CEREBRO Y TU MENTE.

La capacidad de nuestro cerebro tiene que ser usada para producir ideas, no para almacenarlas. 

Así lo describe David Allen, escritor norteamericano, creador de la metodología GTD (Getting Things Done), que por hecho tiene un libro donde explica y detalla su técnica.

En español puedes encontrar su libro con el título Organízate con eficacia. Vale la pena un post específico para hablar de este interesante y útil libro. 

Continuando con la técnica que deseo transmitirles, al inicio la pregunta de muchos es: ¿dónde escribo o donde hago mi lista?. 

Con tantas herramientas digitales y aplicaciones en nuestros smartphones, tablets o computadoras.

Es difícil escoger y acabamos a veces adhiriendo a una metodología que no está adecuada a nuestros gustos o a nuestra habilidad tecnológica.

Al final, la tecnología tiene que facilitarnos la vida no complicarla aún más

Mi recomendación es que busques una metodología que para tí funcione, independiente del Cómo, el foco inicial ahora es el Qué.

Por lo tanto, puedes usar desde una agenda o cuaderno y escribir las actividades con tu propio puño y letra o pueden ser “post it” pegados en tu escritorio o en una pizarra. 

Y claro puedes usar aplicaciones más sofisticadas para este fin. Por citar alguna de ellas: Evernote, Microsoft To Do, Todoist y muchas otras que están disponibles en versiones gratuitas o versiones premium con algunas funcionalidades extras.  

Como mencionado anteriormente, no existe un método que sea mejor o peor.

Existe aquel que funciona para tí, y para ello la única receta es probar-adaptar-probar.

Básicamente, crear un loop (ciclo) infinito donde comenzamos por algo simple y vamos adaptando la técnica conforme a nuestras necesidades.

Lista de Actividades en la práctica

Para ello, les voy a explicar lo que para mi funcionó y viene funcionando, después de haber usado innumerables herramientas.

Actualmente uso la aplicación Evernote donde organizo mis To Do’s en forma semanal. 

Acostumbro enumerar las semanas del año, entonces mi parámetro de tiempo para planificar mis actividades son semanas.

Un año tiene 52 semanas, por lo tanto al final de un año deberia tener 52 listas. 

Una vista bien resumida de mi Evernote se vería como en la siguiente imagen:

Captura del Evernote con mi lista de To Do’s

Un punto importante de Evernote y de muchas otras herramientas es que te permiten clasificar tus listas.

Por ejemplo, puedes crear diferentes cuadernos, en mi caso creo 1 cuaderno por año. O puedes usar etiquetas para clasificar en diferentes categorías como trabajo, universidad, casa, hijos, etc.

Existen muchas formas de usar esas funcionalidades y vas a encontrar miles de sugerencias en internet.

Seré repetitivo con esto, experimenta con algo simple y luego vas probando nuevas cosas y adaptando a lo que te vaya funcionando.

Si actualmente ya realizas tus listas de To Do’s, y aún así, sientes que no eres productivo porque al final del día todas las actividades que anotaste durante la mãnana, solo se vuelven pendientes para el otro día.

Y te frustras aún más, porque vas alimentando una lista infinita de pendientes. 

Bueno, es también una situación muy común para los iniciantes de listas, sin embargo, existen técnicas que nos ayudan a organizarlas y volverlas efectivas. 

Matriz de Eisenhower

Una de esas técnicas es la Matriz de Eisenhower que consiste en ordenar las actividades y tareas por importancia y urgencia. Veamos la imagen a seguir: 

Matriz de Eisenhower

Clasificar nuestras actividades según su importancia y urgencia, nos ayudará a priorizar usando el siguiente criterio: 

• Aquellas que son Importantes y Urgentes las hacemos cuanto antes. 
• Actividades Importantes y No Urgentes tenemos que tomarnos un tiempo para planificarlas, normalmente estas actividades nos demandan más tiempo para ejecutarlas.
• Las que consideramos Urgentes y No Importantes, si es posible, las delegamos.
• Y por último, esas que son No Importantes y No Urgentes, no debemos perder tiempo en ellas, simplemente no las consideramos.

Usando la Matriz de Eisenhower acostumbro clasificar y priorizar mi lista de To Do’s una vez por semana.

Normalmente lo hago domingo por la noche, o lunes bien temprano por la mañana (primera cosa del dia).

Cuando esta actividad se vuelve un hábito (ver El Ciclo de Hábito), se torna mas rapida esa planificación semanal.

Captura del Evernote con mi lista de To Do’s clasificada según la Matriz de Eisenhower

Cómo enfocarme en las actividades que agregan valor

A esta altura ya sé en cuales actividades necesito invertir tiempo, cuál de ellas me generan valor, mi cerebro se enfoca en cómo realizar las actividades, y prácticamente deja ser un disco duro de almacenaje.

Es lógico que durante la semana mi lista va creciendo y voy encajando las nuevas actividades intentando usar siempre el mismo criterio.

Las actividades que son Importantes y No Urgentes son las más difíciles de ejecutar.

Si tengo alguna idea de cuánto tiempo me llevará realizarlas, intento agendarlas y encajarlas en mi calendário (uso el calendario de google).

Por otro lado, si para poder agendar esas actividades necesito realizar un análisis previo, agendo la planificación (fecha de la fecha) y adiciono la actividad en mi calendario para no olvidar y para generar compromiso. 

Por ejemplo si quiero estudiar ingles (actividad Importante y No Urgente), necesito realizar algunos análisis previos como:

• Evaluar la modalidad de estudio que adoptaré (presencial o online)
• Escoger una escuela
• Quizás hasta realizar un test para saber mi nivel
• Realizar cotizaciones

Todas esas actividades requieren de tiempo y son la planificación de una gran actividad, que es estudiar inglés.

Muy pronto se volverá una rutina a corto o mediano plazo, y debido a la importancia que se merece, separo un espacio en mi agenda.

Para ejemplificar eso, sigue un modelo de cómo quedaría mi calendario de google con actividades agendadas.

Captura de mi Google Calendar con las actividades Importantes y No Urgentes agendadas

Cabe mencionar que las actividades que considero Importante y Urgentes no acostumbro agendarlas en el Calendario, como su nombre lo dice, necesito ejecutarlas ahora (hoy dia).

Por último, a medida que voy finalizando las actividades, no las elimino de la lista, las pinto de un color diferente o las tacho.

Esto tiene dos motivos principales, el primero controlar lo que ya fue ejecutado, y el segundo es que me genera una satisfacción y una motivación al final del día o de la semana ver cuánto avancé. 

Mi objetivo es tener el máximo de actividades pintadas, y claro no siempre consigo terminar todas ellas.

Sin embargo, otra ventaja de este método, es que para realizar mi planificación en la siguiente semana, reutilizo bastante texto de lo que escribí en las semanas pasadas. 

Mi lista al final de la semana acostumbra quedar algo así:

Captura del Evernote con mi lista de To Do’s con las actividades que conseguí ejecutar durante la semana

Cuando comencé a experimentar las listas usando la Matriz de Eisenhower, noté un cambio significativo en mi productividad.

Fue una de aquellas cosas en las que pensé, CÓMO NO SUPE ANTES. Mismo así, estoy consciente que me falta mucho por mejorar, vivo en un constante proceso de aprendizaje y adaptación.  

Espero que este post les ayude y los motive a experimentar y crear su propio método. Y solo recuerda: “NO UTILICES tu cerebro como un disco duro (HD) de almacenaje de información, UTILÍZALO como una unidad central de procesamiento (CPU)”.