Las cinco tácticas para evitar procrastinar

Ya hemos hablado sobre procrastinación y cuánto impacta negativamente nuestras vidas, ahora en esta oportunidad hablaremos sobre cinco tácticas que nos ayudarán a evitar procrastinar.

Recordando que la procrastinación es algo normal en nosotros los humanos, fuimos creados para sentirnos confortables y buscar satisfacciones para nuestro “Yo Presente”. 

Lógicamente que esas satisfacciones momentáneas mayormente comprometen nuestro “Yo Futuro”, ya sea en aspectos de salud, financieros, profesionales y personales. 

Para ello vamos a repasar cinco tácticas que pueden ayudarnos a evitar procrastinar, a retrasar y postergar menos las actividades que nos acercan con nuestro “Yo Futuro”.

Táctica 1 – Planificación minuciosa

Aunque parezca raro, pero las personas que suelen procrastinar adoran hacer planes.

Suelen hacerse preguntas del tipo: ¿cómo puedo gastar mi dinero si es que me gano la lotería?. 

O ¿cuáles ropas me voy a comprar cuando llegue a mi peso ideal?, o ¿qué países voy a visitar después de aprender a hablar inglés?.

Entonces, nos vemos planificando las recompensas, sin antes haber planificado o pasado por el proceso que me llevará al final esperado.   

También es común hacer listas interminables de cosas por hacer, no que las listas no sean importantes, sí que lo son como lo vimos en El Cerebro no es un Disco Duro. 

Solo que las listas de actividades planificadas no deben ser superficiales, debemos intentar hacer una planificación efectiva.

Conseguiremos aquello, considerando los detalles y colocando plazos y fechas, para que se vuelven objetivos y dejen de ser vagos sueños o deseos. 

Así como ya vimos en un post anterior, una técnica muy útil y efectiva es usar la Matriz de Eisenhower, que nos ayuda primeramente a clasificar nuestras actividades en Importante y Urgentes, para luego priorizar su ejecución en función de la intersección de los cuadrantes de la matriz. 

Las actividades importantes son aquellas que nos ayudan a  alcanzar nuestros objetivos profesionales o personales.

Las actividades urgentes por lo general exigen atención inmediata y normalmente están asociadas a las metas de otras personas. 

Táctica 2 – Trabajo superficial o profundo

La grande mayoría de las personas que realizan trabajos intelectuales tienen que lidiar con dos tipos de trabajo: el superficial y el profundo. 

El trabajo superficial se refiere a actividades pequeñas, normalmente relacionadas al mundo de las burocracias como reuniones, atender llamadas y envío de emails. En resumen, actividades que no requieren de un grande talento. 

Por otro lado, el trabajo profundo lleva nuestras habilidades al límite. Produce resultados de alto valor y mejora nuestras competencias. 

Y pensarán ¿perfecto, donde está el problema con eso, y qué tiene que ver con la procrastinación?.

Bueno, el problema es que la gran mayoría de nosotros se está ahogando en aguas pocos profundas.

Nuestro dia a dia está lleno de actividades superficiales que no agregan valor, muchas de ellas de hecho son urgentes, pero muy poco importantes para el desarrollo de nuestras competencias. 

El trabajo superficial hasta puede garantizar cierta estabilidad laboral, pero no garantiza promociones ni ascensos. 

Productividad no significa trabajar con más esfuerzo, productividad es el resultado de invertir nuestro tiempo y recursos en forma inteligente.

Debemos aprender a enfocarnos en las actividades que agregan valor, debemos ser resilientes para adaptarnos en forma rápida y autónomos para poder conseguir lo que nos proponemos por cuenta propia. 

Táctica 3 – Eliminar distracciones y buscar momentos de clareza

Debemos aceptar que en esta era de la información si hay algo complicado es conseguir trabajar enfocados. 

Tenemos tantas distracciones en nuestro diario vivir que es una dura batalla poder enfocar nuestra mente en aquellas actividades que de hecho agregan valor. 

Tenemos a las redes sociales acechandonos a cada momento, estamos pendientes de las publicaciones de personas que ni nos interesan, o mirando vídeos y memes que no tienen absolutamente nada para aportar a nuestro crecimiento. 

Al momento de trabajar o enfocarse, es aconsejable cerrar todas nuestras redes sociales, apps como Facebook, Twitter e Instagram son perjudiciales porque elevan potencialmente nuestra capacidad de procrastinar. 

También es ideal buscar momentos de clareza, son aquellas horas del día donde nuestra concentración esté activada al máximo posible y lejos de cualquier distracción. 

Por ejemplo, en mi caso, me funciona bastante despertarme 05:00 am, y dedicarme unas 2 horas únicamente a aquellas actividades que sé que durante el dia difícilmente las ejecutaré.

Actividades cómo escribir, hacer un curso por internet, ver un vídeo de alguna conferencia importante, estudiar ingles o verificar mi plan financiero. 

Táctica 4 – Método Ivy Lee

Es una técnica centenaria usada en sus empresas por un magnate del acero llamado Charles M. Schwab.

A inicio del siglo XX, Schwab contrato al consultor Ivy Lee para que le aconsejara técnicas para a mejorar la productividad en su empresa.

Ivy Lee después de conversar con varios ejecutivos y empleados de la empresa, sugirió que usaran el siguiente método, que posteriormente quedó conocido como el Método Ivy Lee:

1. Al final del expediente de trabajo, escriba las seis tareas más importantes que necesitas hacer mañana. Importante, no escribir más de seis. 
2. Priorice esas actividades con su importancia real.
3. Cuando llegue al trabajo al siguiente día, concéntrese apenas en la primer actividad. Trabaje hasta que la primer actividad sea finalizada, y solo después de finalizada pase para la siguiente. 
4. Continúe con su día hasta llegar al final de su lista. Al final del día, reprograme para el día siguiente cualquier ítem que no haya conseguido realizar. 
5. Repita el proceso durante todo los días de trabajo. 

Esta técnica sencilla pero efectiva no requiere grandes talentos para ser ejecutada, solo disciplina para no romper la corriente. 

Táctica 5 – Medir progresos cortos

Medir progresos cortos puede ser una técnica muy útil y eficaz, como seres humanos nos gusta y nos motiva ver progreso en cualquier cosa que estemos haciendo. 

Ya lo diría el emperador romano Julio César, “divide y reinarás”. Entonces si conseguimos quebrar las grandes actividades en actividades menores, vamos a poder avanzar teniendo visibilidad de nuestro progreso. 

Existen muchas técnicas de progresos cortos, pero hay una bastante común y popular, llamada la técnica de Pomodoro. 

Esta método fue creado por Franceso Cirillo a fines de la década de 1980, su objetivo es ayudarnos a administrar mejor el tiempo, y se basa en usar un temporizador/cronómetro para dividir el tiempo en intervalos de 25 minutos, llamados pomodoros. 

Luego a cada pomodoro, debemos tener intervalos de descanso de 5 minutos.

Estableciendo posteriormente, pausas más largas a cada cuatro pomodoros o dos horas de trabajo. 

Es una técnica bastante eficiente, pero claro la clave de su éxito está en la capacidad de planificar y poder quebrar las actividades grandes en actividades menores, que puedan ser realizadas en 25 minutos. 

Existen muchas variaciones de esta técnica que usan el mismo principio, medir progresos cortos.

Por ejemplo, existen escritores que tienen por objetivo escribir un número de palabras a cada cierto tiempo. 

Entonces llegan a establecer metas como la de escribir 250 palabras a cada 15 minutos, dentro de un lapso de tres horas. Así consiguen escribir grandes libros poco a poco pero en forma constante.

Conclusión

Evitar la procrastinación requiere una dosis de autoconocimiento, entender cuáles actividades considero importantes para mi desarrollo personal y profesional. 

Es importante destacar que las cinco tácticas aquí mencionadas no son excluyentes u obligatorias entre sí, o sea puedo ejecutar algunas o todas ellas para evitar procrastinar, lo importante es probar y ver cual me funciona.

Otro punto para recalcar es que aparte de las 5 tácticas también es fundamental pensar y preocuparnos por nuestros hábitos.

Nuestros hábitos están asociados directamente con el acto de procrastinar, conocer el Ciclo del Hábito nos puede ayudar mucho para generar o cambiar hábitos que nos permitan dejar de postergar actividades.

Así también, si nos preocupamos en cultivar Hábitos Fundamentales, aquellos capaces de impactar otros hábitos, con seguridad qué vamos a procrastinar menos y tendremos una calidad de vida mucho mejor. 

Seamos conscientes y consecuentes con nuestro “Yo Presente”, de esta forma seremos leales y responsables con nuestro “Yo Futuro”. 

Establezcamos objetivos donde quede de lado la inspiración, y reine la disciplina. Será la constancia quien a largo plazo traerá los resultados. 

Para finalizar con este “Como no supe antes” les dejo una frase del filósofo chino Lao Tsé: “Una caminata de mil leguas comienza con un simple primer paso”.

REFERENCIAS

Soares, Lilian. PROCRASTINAÇÃO:: Guia científica sobre cómo parar de procrastinar (definitivamente) . Edición de Kindle